Dimlog tutorial
Dit is de tutorial van het softwarepakket Dimlog 1.5, een tijdregistratieprogramma.
In dit voorbeeld gebruiken we een voorbeeldbestand dat met Dimlog wordt meegeleverd. De tutorial bevat links naar de online manual voor aanvullende informatie.
1. Installatie
Om Dimlog te installeren, kunt u het installatieprogramma gebruiken, of als alternatief de ZIP versie uitpakken. Voor installatie is ongeveer 4 Mb vrije schijfruimte nodig. Standaard wordt er een snelkoppeling op uw bureaublad aangemaakt.
2. Beginnen
Als u Dimlog voor het eerst opstart wordt het opstartconfiguratiescherm getoond:
- Klik op de knop "Open voorbeeldbestand".
Als het opstartscherm niet zichtbaar wordt, open dan het voorbeeldbestand door naar het menu te gaan. Kies daar: Bestand, Open voorbeeldbestand, Air conditioning (3 categoriebomen).
In de voorbeeldbestanden staat voorbeeldprojecten, -gebruikers, -tijdsessies en -taken.
3. Basisscherm en het kiezen van de gebruiker
Als Dimlog een bestand heeft geopend, wordt het basisscherm getoond:
In de titelbalk kunt u zien welk bestand geopend is. Op het basisscherm staat links naar belangrijke onderdelen van Dimlog, zoals Tijdopnemen en de Kalender. Onderaan het scherm staan de taken die vandaag op z'n laatst voltooid moeten zijn. In dit voorbeeld worden twee taken getoond: een van Simon, en een van Ben. Normaal gesproken zie je alleen de taken van een bepaalde persoon. Omdat we nog geen gebruiker hebben gekozen, zien we taken van iedereen.
- Klik op de "Kies gebruiker" knop bovenaan het scherm. Klik op "Research and development" en dubbelklik op "Ben".
4. Naar een ander scherm gaan
Als u op de "Tijd opnemen" knop klikt, gaat Dimlog naar het scherm Tijd opnemen. Om terug naar het basisscherm te gaan, klik op de "naar Basis" knop in de rechter bovenhoek, of druk op Escape. U kunt ook direct naar een van de schermen gaan door het menu Scherm te gebruiken.
5. Tijd opnemen
Er is een apart scherm dat speciaal bedoeld is voor het opnemen van tijd.- Klik op de "Tijd opnemen" knop.
Voor we op de startknop klikken, moeten we eerst het project selecteren waaraan we gaan werken.
- Kies "Vacuum cleaner E42".
- Kies een activiteitsoort: "documentation".
De gebruiker wordt automatisch ingevuld. Het is "Research and development \ Ben", want Ben is de huidige gebruiker.
- Klik op de startknop
Als we stoppen met voor deze categorieën te werken klikken we op de stopknop. U kunt Dimlog minimaliseren en zelfs afsluiten (om computercapaciteit te sparen) terwijl er een tijdopname actief is.
6. Handmatig tijd invoeren
Soms wilt u tijd handmatig in Dimlog invoeren zonder de Dimlog stopwatch te gebruiken. Dat doet u op deze manier:
- Klik op de Handmatig tijd invoeren knop in het Basisscherm.
Loop door de kalender met behulp van de pijltoetsen. (U kunt de grootte van de kalender ook veranderen.) Op de kalender is te zien hoeveel tijd er op elke dag gelogd is. Tijdsessies worden als zwarte horizontale rechthoeken getoond. Een tijdsessie van acht uur beslaat eenderde van de breedte van een kalendervakje, want het is eenderde van een volledige dag (etmaal). Sessies die overlappen worden in aparte rijen getoond. Om een lijst van sessies van een dag te bekijken, dubbelklik op de dag in de kalender. Dan wordt de 'sessielijst' tab actief.
Om een sessie toe te voegen:
- Vul de start- en stoptijd in.
- Klik op de knop Toevoegen om een sessie toe te voegen.
- Klik op Ok in de bevestigingswindow.
- Klik op de "Sessielijst" knop.
- Klik op de "Terug naar tijdinvoer" knop bovenaan het scherm om terug te gaan naar het vorige scherm.
7. Statistieken en uurstaten
- Kies in het menu: Scherm, Statistieken.
Het scherm laat zien hoeveel tijd er door Ben aan verschillende categorieën besteed is. Om de tijd te zien die er door iedereen besteed is:
- Klik op de categorie Personen en druk op F4.
- Klik op de research categorie en druk op F4.
Om de uurstaat van de huidige geselecteerde gebruiker te zien:
- Kies in het menu: Scherm, Uurstaten.
U kunt naar een andere week gaan door een andere datum te kiezen. Voor elke categorie (Projecten, Activiteitensoorten en Personen) kunt u beslissen hoeveel details er in de uurstaat moeten worden opgenomen.
8. Een nieuw bestand opzetten
Om een nieuw bestand op te zetten:
- Klik op menu: Bestand, Nieuw...
Standaard heeft een nieuw bestand drie categoriebomen: Projecten, Activiteitsoorten en Personen. Maar we kunnen onze eigen categorieboomstuctuur definiëren. Om dat te doen, zetten we het vinkje van het vakje "Gebruik de standaard categoriebomen" uit.
De categoriebomen kunt u zich voorstellen als eigenschappen van een tijdsessie die elke keer als er tijd wordt opgenomen gespecificeerd moeten worden. Het wordt aanbevolen dat uw categoriebomen orthogonaal met elkaar zijn. Bijvoorbeeld: Als een bepaald project normaal gesproken voor maar één klant wordt uitgevoerd, kunt u projecten en klanten in één catogorieboom zetten: "Klanten en projecten". De projecten worden dan subcategorieën van klanten. Maar als u een klein aantal steeds terugkerende projecten hebt, die voor een aantal klanten uitgevoerd worden, dan zou u twee categoriebomen kunnen gebruiken: een aparte categorieboom voor projecten en een aparte categorieboom voor klanten. Andere mogelijke categoriebomen zijn: uurloon, procedé (in plaats van Activiteitsoorten) en locatie. Als u tevreden bent over de categoriestructuur:
- Klik op Ok.
Om het nieuwe bestand op te slaan:
- Kies in het menu: Bestand, Opslaan als... en kies een locatie voor het nieuwe Dimlog bestand.
Als u wil dat het bestand ook door anderen gebruikt kan worden, bewaar het bestand dan op een gedeelde locatie op een netwerkschijf. Dimlog bewaart en laadt regelmatig veranderingen van en naar het bestand. Andere gebruikers moeten ook Dimlog installeren en het bestand openen (Bestand, Open...) van de netwerklocatie om het te kunnen gebruiken.
Een Dimlog "database" bevat maar één bestand met de extensie .ppe.
Het vullen van de categoriestructuur met categorieën kan in de meeste schermen (ook in het Tijd opnemen scherm). Om een categorie toe te voegen, klik met de rechter-muisknop op de categorie die de bovenliggende categorie moet worden, en kies "Een nieuwe subcategorie toevoegen".